Agent IA pour trier vos mails et caler vos rendez-vous

L’agent IA KProduction prépare le tri de vos mails, les réponses simples et les propositions de créneaux à partir de votre messagerie et de votre agenda. Il vous aide à retrouver les demandes à traiter et les informations utiles pour organiser vos rendez-vous.

Que pouvez-vous retrouver en ouvrant vos mails le matin ?

Un client demande où en est son devis. Un autre veut décaler un rendez-vous. Un fournisseur répond à une question. L’agent prépare un classement selon les catégories définies avec vous et un résumé des éléments à regarder.

Nous partons de vos habitudes : les demandes de nouveaux clients, les dossiers en cours, les rendez-vous ou les messages à lire personnellement. Un artisan seul et une petite boutique n’ont pas forcément les mêmes priorités. Le tri doit correspondre à la façon dont vous prenez vos décisions.

Le résumé peut reprendre l’objet de la demande, le contexte disponible et l’action envisagée. Vous voyez, par exemple, qu’un client attend une proposition de date et qu’un autre demande une modification de prestation. Les cas à vous transmettre directement sont définis ensemble.

Quelles réponses simples l’agent peut-il préparer ?

Il peut préparer une demande de précision, une réponse à une question habituelle ou un message pour reprendre un échange. Le contenu dépend des informations que vous lui donnez et des règles de votre activité. Vous validez chaque envoi avant son départ.

Imaginez une cliente qui demande un rendez-vous sans préciser la prestation. Le brouillon peut lui demander ce qu’elle souhaite et ses disponibilités. Pour un artisan, une demande de visite peut nécessiter une adresse et quelques détails sur le projet avant de chercher un créneau.

Votre ton compte aussi. Vous pouvez préférer des messages très courts ou une formule d’accueil plus chaleureuse. Ces choix sont posés au début, avec les informations à demander et les situations qui appellent votre intervention personnelle.

Comment proposer des créneaux sans multiplier les échanges ?

L’agent prépare des propositions à partir de l’agenda et des règles retenues. Pour une visite chez un client, vous pouvez avoir besoin de connaître le lieu avant de proposer une date. Pour une prestation sur place, le type de rendez-vous aide à préparer une proposition adaptée.

Les informations utiles sont donc examinées avant le message : quelle prestation, quelles disponibilités et quelles contraintes avez-vous définies ? Le projet peut aussi inclure la prise de rendez-vous en ligne et la préparation de rappels par SMS ou mail.

Un rappel reprend les informations du rendez-vous prévu, comme la date, l’heure et le lieu lorsque ces éléments sont disponibles. Si une demande porte sur un changement de rendez-vous, elle suit le parcours choisi avec vous pour préparer la suite.

Qu’est-ce qui change quand un rendez-vous reste à caler ?

Avant : un client vous écrit pendant que vous êtes chez un autre client. Vous répondez entre deux déplacements. Il propose une date qui ne vous convient pas. Le lendemain, vous devez relire les échanges et rouvrir votre agenda.

Après : l’agent résume la demande, reprend les disponibilités déjà indiquées et prépare une proposition de créneaux à partir de votre agenda. Vous retrouvez le contexte et un brouillon de réponse dans le parcours prévu.

Comment préparons-nous votre organisation ?

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   Observer votre matinée :

   l’audit regarde les messages que vous ouvrez d’abord et les échanges qui reviennent souvent.

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   Choisir le premier parcours :

   la feuille de route peut commencer par le tri des mails ou par les propositions de rendez-vous.

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   Définir vos règles :

   nous précisons les catégories, le ton, les informations nécessaires et les cas à vous transmettre.

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   Essayer puis ajuster :

   nous examinons les résumés, les brouillons et les créneaux proposés sur des situations de votre activité.

Pour qui ?

Pour une coiffeuse qui organise ses prestations, un garagiste qui cale des rendez-vous, un artisan qui prévoit des visites de chantier ou un photographe qui prépare des échanges avec ses clients. Ce travail convient aussi à un commerçant qui répond régulièrement aux mêmes questions par mail.

Pour les demandes arrivées sur plusieurs canaux, découvrez l’assistant pour votre site et vos messageries. Pour le suivi commercial, consultez l’agent pour les devis et relances. Le blog sur cinq tâches en petite entreprise donne d’autres pistes à examiner.

Comment l’agent suit-il l’évolution de votre activité ?

Vous pouvez faire évoluer les règles avec votre activité. Le projet commence par un audit et une feuille de route, sans engagement de longue durée. Les données sont traitées conformément au RGPD, jamais revendues ni utilisées pour entraîner une IA.

Combien ça coûte ?

Tous nos prix : tarifs KProduction.

Questions fréquentes